DMS – Der Ausweg aus der Zettelwirtschaft
Warum Papierprozesse heute nicht mehr mithalten können
In vielen Unternehmen gehören Papierstapel noch zum Alltag. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine – alles wird gedruckt, abgeheftet und archiviert. Das wirkt vertraut und sicher, doch es kostet viel Zeit, Platz und Geld. Während die digitale Transformation in anderen Bereichen längst Fahrt aufgenommen hat, bremsen papierbasierte Abläufe die Effizienz und damit die Wettbewerbsfähigkeit.
Warum Papierprozesse heute nicht mehr mithalten können
Warum die Umstellung oft hinausgezögert wird
Die versteckten Kosten der Zettelwirtschaft
Was ein Dokumentenmanagement-System leistet
Maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen
Wie ein DMS den Alltag verändert
Warum jetzt handeln?
Systemschub – powered by Klaes: Der Partner für digitale Welten
Warum die Umstellung oft hinausgezögert wird
Die Gründe sind nachvollziehbar: Die Sorge vor hohen Investitionskosten, der Eindruck, dass die Umstellung kompliziert und zeitaufwendig ist, und Unsicherheit, ob digitale Lösungen wirklich zuverlässig und sicher sind. Diese Bedenken sind verständlich – aber sie verhindern Fortschritt. Wer Prozesse nicht modernisiert, riskiert langfristig höhere Kosten und weniger Transparenz.
Die versteckten Kosten der Zettelwirtschaft
Papierprozesse wirken harmlos, sind aber teuer: Dokumente müssen gesucht, kopiert und verteilt werden – das kostet Zeit. Druck, Lagerung und Archivierung verursachen laufende Ausgaben. Informationen sind oft nicht sofort verfügbar, was Entscheidungen verzögert. Und Papierarchive sind anfällig für Verlust und erfüllen gesetzliche Anforderungen nur schwer.
- Zeitverlust: Dokumente suchen, kopieren, verteilen
- Laufende Ausgaben: Druck, Lagerung, Archivierung
- Risiko: Papierarchive sind anfällig für Verlust und erfüllen gesetzliche Anforderungen nur schwer
Was ein Dokumentenmanagement-System leistet
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ersetzt Papier durch digitale Abläufe. Alle Dokumente – von Angeboten über Rechnungen bis hin zu Verträgen – werden zentral gespeichert, sicher archiviert und sind jederzeit verfügbar. Das bedeutet: keine Papierberge mehr, automatisierte Workflows für Freigaben und Bearbeitung, revisionssichere Archivierung und Zugriff von überall – auch mobil.
Maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen
Nicht jedes Unternehmen braucht die gleiche Lösung. Deshalb gibt es DMS-Systeme, die sich an individuelle Anforderungen und Budgets anpassen. Bewährte DMS-Systeme sind beispielsweise:
- ecoDMS one ist eine schlanke, kosteneffiziente Lösung für kleinere Unternehmen oder Betriebe, die den ersten Schritt in die digitale Welt gehen möchten.
- ELO bietet umfassende Funktionen für Unternehmen, die komplexe Prozesse abbilden und mehrere Standorte vernetzen wollen.
Beide Systeme sind flexibel, skalierbar und lassen sich in bestehende Strukturen integrieren – ohne den Betrieb lahmzulegen. So wird Digitalisierung planbar und bezahlbar.
Wie ein DMS den Alltag verändert
Ein DMS ist kein theoretisches Konzept, sondern eine praktische Lösung: Rechnungen und Verträge sind in Sekunden auffindbar, Bewerbungsunterlagen werden sicher verwaltet, Angebote können direkt digital erstellt und versendet werden. Prüfprotokolle und Zertifikate sind jederzeit nachvollziehbar – ideal für Audits. Das Ergebnis: weniger Papier, weniger Suchzeiten, mehr Überblick. Prozesse werden schneller, sicherer und transparenter.
- Rechnung finden? In Sekunden statt in Stunden
- Angebote? Direkt digital erstellen und versenden
- Audits? Alle Nachweise sofort verfügbar
Warum jetzt handeln?
Digitale Prozesse sind längst Standard. Wer weiterhin auf Papier setzt, verliert Zeit und Geld – und riskiert, den Anschluss zu verpassen. Ein modernes DMS ist der Schlüssel zu Effizienz und Zukunftsfähigkeit. Es schafft nicht nur Ordnung, sondern auch Sicherheit und Flexibilität.
Systemschub – powered by Klaes: Der Partner für digitale Welten
Die Einführung eines DMS ist kein Risiko, sondern eine Investition in die Zukunft. Systemschub aus Bad Neuenahr-Ahrweiler begleitet Unternehmen seit über 35 Jahren auf diesem Weg. Mit Erfahrung, individueller Beratung und Lösungen, die funktionieren. Als Microsoft Gold Partner und Sophos Gold Partner sorgt die Crew von Systemschub für digitale Schubkraft – und für Prozesse, die wirklich zukunftsfähig sind.